Znajduje zastosowanie przede wszystkim w rozliczeniach między przedsiębiorstwami
w związku z ich działalnością gospodarczą. W tym przypadku jest
instrumentem rozliczeń, który uzależnia możliwość przejęcia przez
odbiorcę towaru od uregulowania należności dostawcy. Do inkasa
przesyła się listy przewozowe, faktury i inne dokumenty warunkujące
przejęcie towaru wysłanego przez dostawcę. Te dokumenty bank
wyda, jeśli odbiorca uiści należność.
Taka
forma rozliczeń jest dogodna dla podmiotów gospodarczych między
innymi dlatego, że czynności technichne związane z rozliczeniami
wykonuje bank. Wierzyciel, będący zazwyczaj dostawcą, gdy chce
zainkasować należność, składa w obsugującym go oddziale banku
(banku wierzyciela) odpowiednie dokumenty towarowe. Bank wierzyciela
przekazuje te dokumenty do oddziału banku w którym posiada swój
rachunek dłużnik. Dłużnik (odbiorca) zleca swemu bankowi, aby
przekazał wierzycielowi odpowiednią kwotę pieniężną z jego rachunku,
a bank wydaje mu inkasowane dokumenty, które upoważniają go do
odbiory towaru od przewoźnika. Stosownie od otrzymanego zlecenia
bank dlużnika przekazuje środki pieniężne bankowi wierzyciela,
który zapisuje je na rachunek wierzyciela.
Przykładem inkasa dokumentowego może być postępowanie z czekiem
rozrachunkowym zwykłym, jeśli bank nie darzy zaufaniem podawcy
czeku i jego wystawcy. Opłacenie takiego czeku mogłoby narazić
bank na straty. W takim przypadku następuje odwrócenie kolejności
postępowania. Bank podawcy nie opłaca czeku, lecz przyjmuje
do inkasa. Klient dostaje pokwitowanie, a czek wstaje przesłany
przy liście inkasowej do banku wystawcy.
Przesłanką
inkasa jest brak pewności, czy zobowiązany zechce i będzie mógł
zapłacić. Ten instrument rozliczeń eliminuje ryzyko banku, natomiast
klient musi czekać na rezultat.